Kalkulator TAX | Poradnik użytkownika Otwórz aplikację ↗

Kalkulator TAX to narzędzie do symulacji wynagrodzeń i podatków w Polsce. Odpowiada na pytanie, które prędzej czy później zadaje sobie każdy pracujący: etat czy własna firma - i która forma opodatkowania firmy się bardziej opłaca?

Po wpisaniu danych miesięcznych (lub jednej kwoty na cały rok) kalkulator równolegle liczy cztery scenariusze i pokazuje je w czterech kartach wynikowych:

• Tylko Etat - klasyczna umowa o pracę.
• Skala podatkowa - podstawowa forma opodatkowania JDG, stawki 12% i 32%, z możliwością łączenia dochodu z etatem.
• Podatek liniowy - stała stawka 19%, bez kwoty wolnej.
• Ryczałt ewidencjonowany - podatek liczony od przychodu, według stawki zależnej od rodzaju działalności.

Kalkulator obsługuje rok 2025 i 2026, a także kartę Własne, w której możesz wpisać dowolne parametry podatkowe i ZUS - przydatne do symulacji przyszłych lat lub własnych założeń.

Ekran główny dzieli się na dwie kolumny wejściowe oraz cztery karty wynikowe pod nimi. Lewa kolumna (1. ETAT) to dane z umowy o pracę, prawa (2. JDG) to dane Twojej działalności gospodarczej. Możesz wypełnić tylko jedną z nich, albo obie - jeśli np. pracujesz na etacie i dodatkowo masz firmę na boku.

Górny pasek (ROK, KONTAKT, RESET, INSTRUKCJA, USTAWIENIA) oraz panele wejściowe ETAT i JDG.

Na samej górze, niezależnie od reszty strony, zawsze widzisz czerwony pas z ostrzeżeniem o orientacyjnym charakterze obliczeń oraz przyciski:

• ROK - przełącza rok podatkowy między 2026, 2025 i kartą Własne.
• KONTAKT - otwiera formularz kontaktowy do autorów kalkulatora.
• RESET - czyści wszystkie wpisane dane (etat, JDG, konfigurację ZUS), zachowując wybrany rok i własne ustawienia z karty Własne. Przed wykonaniem operacji pojawia się okno potwierdzenia - to działanie jest nieodwracalne.
• INSTRUKCJA - krótka, wbudowana w aplikację ściąga (ten poradnik jest jej rozszerzoną wersją).
• USTAWIENIA - panel Parametry systemowe, opisany w rozdziale 11.

Każde pole liczbowe ma swoje bezpieczniki: kwoty etatu nie mogą być ujemne, a kwoty przychodu/kosztu JDG są ograniczone do zakresu od -1 500 000 do 1 500 000 zł (wartości ujemne są dopuszczone, bo obsługują korekty i zwroty). Próba wpisania wartości poza zakresem skutkuje automatycznym przycięciem i krótkim, żółtym komunikatem (toastem) w prawym górnym rogu.

W panelu ETAT wpisujesz kwotę brutto - jednorazowo dla całego roku (tryb STAŁA) albo z osobną kwotą na każdy miesiąc (tryb MIESIĘCZNIE, przydatny np. przy podwyżce w trakcie roku czy niepełnym miesiącu pracy).

Dwa dodatkowe ustawienia wpływają na wynik:

• KUP - koszt uzyskania przychodu, 250 zł miesięcznie (standardowo) lub 300 zł (jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości). KUP zmniejsza podstawę opodatkowania PIT.
• PPK - Twoja składka do Pracowniczych Planów Kapitałowych: 4%, 2%, 0,5% lub 0% (rezygnacja). Jeśli wybierzesz rezygnację, pracodawca również nie dopłaca swojej części.

Wzory, na których kalkulator się opiera

• ZUS Pracownika = emerytalna + rentowa + chorobowa (emerytalna i rentowa są ograniczone limitem 30-krotności, chorobowa zawsze liczy się od pełnego brutto).
• Składka Zdrowotna = 9% z (Brutto - ZUS Pracownika). Nie podlega odliczeniu od podatku.
• Podstawa PIT = Brutto - ZUS Pracownika - KUP + PPK Pracodawcy (z poprzedniego miesiąca - bo wpłata pracodawcy do PPK trafia na Twoje konto z miesięcznym przesunięciem, zwykle do 15. dnia kolejnego miesiąca, i staje się Twoim przychodem dopiero w tym momencie, zgodnie z art. 12 ustawy o PIT).
• Zaliczka PIT = podatek progresywny narastająco (12% do 120 000 zł, 32% powyżej) minus kwota zmniejszająca podatek (300 zł miesięcznie, maksymalnie 3 600 zł rocznie) minus zaliczki z poprzednich miesięcy.
• Netto = Brutto - ZUS Pracownika - Zdrowotna - PPK Pracownika - Zaliczka PIT.
• Koszt Pracodawcy = Brutto + ZUS Pracodawcy + PPK Pracodawcy.

Modal Szczegóły: Etat - rozbicie miesięczne brutto, składek, zaliczki PIT i kosztu pracodawcy. Strzałki przy nagłówkach Brutto, PIT Zal. i Koszt Pracodawcy rozwijają dodatkowe kolumny (np. wartości narastająco lub rozbicie kosztu na ZUS i PPK pracodawcy).

Limit 30-krotności ZUS

Składki emerytalna i rentowa nie są naliczane od części wynagrodzenia, która w danym roku przekroczy 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2026 roku ten limit wynosi 9 420 zł × 30 = 282 600 zł rocznego brutto. Składka chorobowa obowiązuje przez cały rok, niezależnie od limitu.

Panel JDG zaczyna się od wyboru, na jakich zasadach opłacasz składki społeczne. To jedna z najważniejszych decyzji wpływających na wynik, bo różnice w podstawie wymiaru są ogromne.

Lista dostępnych wariantów ZUS Społecznego w panelu JDG.

Przy wariancie Ulga na Start → Auto kalkulator sam stosuje ulgę przez pierwsze 6 miesięcy działalności, a od 7. miesiąca przełącza się na wybrany przez Ciebie wariant docelowy (Mały ZUS, Mały ZUS Plus lub Standardowy) - wskazujesz go w dodatkowym polu Po 6 mies., które pojawia się po wybraniu tej opcji.

Wybierając Mały ZUS Plus, kalkulator pokaże trzy dodatkowe pola: przychód i dochód z ubiegłego roku oraz liczbę dni prowadzenia działalności. Podstawa wymiaru jest wyliczana ze wzoru (dochód ÷ dni) × 30 × 0,5, ale nigdy nie może być niższa niż 30% płacy minimalnej ani wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - kalkulator stosuje te ustawowe bezpieczniki automatycznie.

Niezależnie od wybranego wariantu, znajdziesz tu też checkbox CHOROBOWA - dobrowolna składka chorobowa, która uprawnia do zasiłku w razie choroby czy macierzyństwa.

To pole jest obowiązkowe do poprawnego wyliczenia ZUS i składki zdrowotnej - bez jego wypełnienia kalkulator nie pokaże wyników dla JDG. Wskazujesz w nim miesiąc, od którego firma faktycznie istnieje.

Pełna lista opcji pola Firma aktywna od.

Trzy pierwsze opcje dotyczą stycznia i różnią się tym, czy firma istniała już w grudniu ubiegłego roku:

• Stycznia - kontynuacja (wpisuję dane z ub. roku) - firma działała już wcześniej. Odblokowuje formularz Bilansu Otwarcia (rozdział 6), w którym podajesz rzeczywiste dane z listopada i grudnia poprzedniego roku.
• Stycznia - kontynuacja (wartości domyślne) - firma działała wcześniej, ale nie chcesz wpisywać szczegółów - kalkulator przyjmie standardowe wartości domyślne dla składki ZUS i zdrowotnej za styczeń.
• Stycznia - nowa firma / wartości domyślne - firma startuje od zera w styczniu. Składki za grudzień ubiegłego roku nie istnieją, więc styczeń jest pierwszym miesiącem bez żadnych składek do zapłacenia (efekt metody kasowej - nie ma czego płacić za nieistniejący jeszcze grudzień).
• Lutego do Grudnia - firma startuje w trakcie roku. Wszystkie miesiące przed startem są traktowane jako nieistniejące (zerowe przychody, koszty i składki), a sam miesiąc startowy - podobnie jak nowa firma w styczniu - nie ma jeszcze składek do zapłacenia.

To najbardziej techniczna, ale też najważniejsza część panelu JDG. Wynika z tego, że kalkulator liczy składki metodą kasową: składka za grudzień ubiegłego roku jest płacona w styczniu tego roku i to ona - a nie żadna składka "za styczeń" - obciąża styczniowy wynik. Żeby ją policzyć, kalkulator musi znać dochód (albo przychód, w przypadku ryczałtu) z listopada i grudnia poprzedniego roku.

Formularz Bilansu Otwarcia - przykład dla kontynuacji na skali podatkowej.

Wypełniasz tu:

• Formę opodatkowania z ubiegłego roku - Skala, Liniowy lub Ryczałt.
• Przychód i koszt z listopada oraz grudnia ubiegłego roku (przy ryczałcie zamiast kosztu i grudnia wpisujesz przychód narastająco styczeń-listopad oraz opcjonalnie rzeczywistą składkę zdrowotną za grudzień).
• ZUS Społeczny i Fundusz Pracy zapłacone w styczniu za grudzień - pola te możesz zostawić puste (kalkulator przyjmie wartości domyślne jak dla ZUS Podstawowego z chorobową) albo wpisać 0, jeśli w grudniu korzystałeś z ulgi lub wakacji składkowych.

Wybór formy opodatkowania, w której rozliczałeś się w roku poprzednim.

Co się dzieje, gdy zmieniasz formę opodatkowania

Jeśli forma z ubiegłego roku jest inna niż ta, którą oglądasz w bieżącym roku, kalkulator pokazuje w modalu Szczegóły żółte ostrzeżenie o zmianie opodatkowania wraz z przypomnieniem o obowiązku zgłoszenia tej zmiany w CEIDG do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie. Najważniejsza konsekwencja zmiany formy dotyczy odliczalności składki zdrowotnej:

• Składka zapłacona w styczniu (czyli należna za grudzień) jest naliczona jeszcze według starej formy z ubiegłego roku.
• Jeżeli ta składka dotyczy innej formy niż obowiązująca w nowym roku - przepada, czyli nie obniża podatku w żaden sposób, niezależnie od tego, jaką formę wybierzesz teraz.
• Przy zmianie z lub na skalę/liniowy dochodzi dodatkowo "jednomiesięczny rok składkowy" - składka za sam styczeń jest liczona od minimalnego wynagrodzenia (bo nie ma jeszcze dochodu z grudnia w nowej formie) i wymaga osobnego rocznego rozliczenia w ZUS DRA za kwiecień.
• Składki bieżące, płacone od lutego, są już naliczane i odliczane w pełni zgodnie z nowo wybraną formą.

Ogólna zasada odliczalności w zależności od formy obowiązującej w danym momencie:

Podobnie jak w panelu ETAT, masz dwa tryby wprowadzania danych:

• STAŁA - jedna kwota przychodu i jedna kwota kosztu, obowiązujące w każdym miesiącu roku.
• MIESIĘCZNIE - osobne kwoty dla każdego z 12 miesięcy, plus dodatkowe opcje opisane poniżej.

Wklejanie danych z Excela

W trybie MIESIĘCZNIE dostępny jest przycisk 📋 Wklej dane. Otwiera on okno, w którym wklejasz (Ctrl+V) trzy kolumny skopiowane z arkusza: miesiąc (numer 1-12 albo nazwa po polsku lub angielsku), przychód i koszt. Separator kolumn to tabulator albo średnik - kalkulator wykrywa go automatycznie. Puste pole przychodu lub kosztu jest traktowane jako zero.

Wakacje składkowe

W trybie MIESIĘCZNIE każdy miesiąc ma checkbox oznaczający wakacje składkowe. Zaznaczenie go zeruje ZUS Społeczny i Fundusz Pracy za ten miesiąc - składka zdrowotna i podatek PIT są liczone normalnie, bez zmian.

Kopiowanie wyników do Excela

Każda tabela szczegółów (Etat, Skala, Liniowy, Ryczałt) ma przycisk Kopiuj. Po kliknięciu dane trafiają do schowka w formacie gotowym do wklejenia (Ctrl+V) bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym - jako liczby z przecinkiem dziesiętnym, bez symbolu "zł" i bez zbędnych spacji.

Pod panelami wejściowymi znajdują się cztery karty wynikowe, każda w innym kolorze: szara (Etat), niebieska (Skala), fioletowa (Liniowy) i zielona (Ryczałt). Każda karta ma przycisk Tabela (otwiera szczegółowe rozbicie miesięczne) oraz rozwijane Jak wyliczono? (krótkie podsumowanie krok po kroku).

Przykład: 90 000 zł przychodu rocznie (7 500 zł/mies.), bez kosztów, ZUS Standardowy z chorobową, kontynuacja firmy od stycznia. Karta Etat jest zerowa, bo w tym przykładzie nie wypełniono panelu ETAT.

Skala podatkowa

Stawki 12% do 120 000 zł i 32% powyżej, kwota wolna 30 000 zł rocznie. Jeśli wypełnisz też panel ETAT, zobaczysz checkbox ŁĄCZ Z DOCHODAMI Z ETATU - po jego zaznaczeniu dochód z firmy jest liczony "na szczycie" dochodu z etatu (kwota wolna jest konsumowana przez etat), co może oznaczać szybsze wejście w próg 32%. Bez zaznaczenia tej opcji firma korzysta z własnej, pełnej kwoty wolnej, jakby etat nie istniał.

W powyższym przykładzie: Przychód 90 000 zł, ZUS Społeczny (odliczany) 21 317,67 zł, Fundusz Pracy 1 650,66 zł, Składka Zdrowotna 5 923,85 zł (nieodliczalna), PIT Firma 4 444 zł, Netto Firma 56 663,82 zł.

Podatek liniowy

Stała stawka 19%, bez kwoty wolnej, bez możliwości łączenia z etatem czy wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Składkę zdrowotną (4,9% dochodu) możesz odliczyć dwoma sposobami - przełącznik znajdziesz w karcie:

• W koszty - zdrowotna obniża dochód, co dodatkowo zmniejsza podstawę do wyliczenia kolejnej składki zdrowotnej (mechanizm pętli).
• Od dochodu - zdrowotna jest odejmowana już po wyliczeniu dochodu, nie wpływa na podstawę samej składki.

Obie metody mają wspólny limit roczny odliczenia (14 100 zł w 2026). W przykładzie z karty: Składka zdrowotna 5 219,60 zł, Odliczenie 4 757,94 zł, PIT 19% 11 832 zł, Netto roczne 49 980,07 zł.

Ryczałt ewidencjonowany

Podatek liczony od przychodu, bez odliczania kosztów uzyskania przychodu - to kluczowa różnica względem dwóch poprzednich form. Stawkę wybierasz z listy w samej karcie (od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności - pełna tabela poniżej). Składka zdrowotna jest zryczałtowana, czyli zależy od progu rocznego przychodu, nie od dochodu, a odliczyć możesz 50% zapłaconej składki od przychodu.

W przykładzie z karty (stawka 12%): Składka zdrowotna 6 275,74 zł, Odliczenie 50% 3 137,87 zł, Podatek 7 865 zł, Netto roczne 52 890,93 zł. Widać tu też ważną różnicę względem skali i liniowego - mimo braku kosztów uzyskania przychodu, wynik netto wcale nie jest najniższy, bo niska stawka podatku (12%) kompensuje brak odliczeń.

Przycisk Tabela na każdej karcie JDG otwiera wspólny modal Szczegóły z trzema zakładkami - Skala, Liniowy, Ryczałt - oraz filtrami pozwalającymi na bieżąco zmieniać rok, wariant ZUS, chorobową, metodę odliczenia zdrowotnej (liniowy) i stawkę (ryczałt) bez zamykania okna.

Modal Szczegóły, zakładka Liniowy. Widoczne ostrzeżenie o zmianie formy opodatkowania (Skala z ubiegłego roku → Liniowy w bieżącym) wraz z notką o konieczności zgłoszenia zmiany w CEIDG.

Kolumny tabeli (Skala i Liniowy): Przychód, Koszt, ZUS Sp., FP, Zdr., Dochód, Dochód narastająco (YTD), Podstawa PIT narastająco, Zaliczka PIT, Netto. Dla Ryczałtu kolumna Koszt jest wyszarzona (oznaczona gwiazdką - ryczałt nie odlicza kosztów), a Dochód zamienia się na Podstawę opodatkowania.

Na dole tabeli zawsze znajdziesz notkę przypominającą o metodzie kasowej: składka za grudzień zostanie zapłacona w styczniu następnego roku i nie jest uwzględniona w wierszach tej konkretnej tabeli (ujmuje ją dopiero roczne rozliczenie zdrowotnej, opisane w następnym rozdziale).

Obok etykiety "Składka zdrowotna" na każdej karcie JDG znajdziesz dwie ikonki: (i) z definicjami pojęć oraz ikonkę tabeli, która otwiera szczegółowy rok składkowy - osobny mechanizm rozliczeniowy, niezależny od tabeli z rozdziału 9.

Tu kryje się jedna z ważniejszych różnic między formami opodatkowania:

• Skala i Liniowy - rok składkowy zdrowotnej trwa od lutego bieżącego roku do stycznia roku następnego (przesunięcie o jeden miesiąc względem roku kalendarzowego, bo składka za styczeń jest liczona od dochodu grudnia, a grudniowa - od dochodu listopada itd.).
• Ryczałt - rok składkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (styczeń-grudzień), bez żadnego przesunięcia, bo wysokość składki zależy od progu przychodu narastająco, nie od dochodu z konkretnego miesiąca.

Tabela roku składkowego dla skali podatkowej - widać przesunięcie: składka "za sty" płatna jest w marcu, a ostatni wiersz "Sty+1" dotyczy już stycznia następnego roku.

Na dole tabeli kalkulator porównuje dwie liczby:

• Należna (rozliczenie miesięczne) - suma składek faktycznie zapłaconych w roku składkowym.
• Należna (rozliczenie roczne) - składka wyliczona jednorazowo od całego rocznego dochodu (lub przychodu przy ryczałcie), z zastosowaniem minimum rocznego (12 × minimalna składka miesięczna).

Różnica między nimi to Rozliczenie roczne - DOPŁATA (jeśli zapłaciłeś za mało) albo ZWROT (jeśli zapłaciłeś za dużo). W praktyce taka różnica wynika z wahań dochodu w trakcie roku albo z zastosowania minimalnej podstawy w miesiącach o niższym dochodzie.

Przycisk ⚙️ USTAWIENIA w górnym pasku otwiera panel Parametry systemowe - pełny zestaw stawek i progów, na których kalkulator opiera wszystkie obliczenia.

Panel Parametry systemowe podzielony na cztery sekcje: Podatki, Zdrowotna, ZUS Społeczny i Wartości poprzedniego roku.

Panel dzieli się na cztery sekcje:

• I. Podatki - kwota wolna, próg skali, stawki 12%/32%, stawka liniowego, kwota zmniejszająca podatek.
• II. Zdrowotna - płaca minimalna, minimalna składka zdrowotna, stawki dla skali (9%) i liniowego (4,9%), limit odliczenia liniowego, oraz baza do liczenia zdrowotnej ryczałtu wraz z tabelą trzech progów przychodu (do 60 tys., 60-300 tys., powyżej 300 tys.).
• III. ZUS Społeczny - podstawy standardowa i mała, pełna tabela stawek emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, FP i FGŚP po stronie pracownika i pracodawcy, oraz wyliczony limit 30-krotności.
• IV. Wartości poprzedniego roku - dane techniczne używane w metodzie kasowej (minimalna zdrowotna i podstawy ZUS z roku poprzedniego), z podglądem obliczenia ZUS Bilansu Otwarcia na żywo.

Karty 2025 i 2026 są ustawione tylko do odczytu (panel jest wyszarzony) - to historyczne, sprawdzone wartości ustawowe. Aby cokolwiek zmienić, przełącz selektor roku w prawym górnym rogu panelu na ✏️ Własne. Otrzymasz w pełni edytowalny formularz, do którego możesz skopiować wartości startowe z 2025 albo 2026 jednym kliknięciem, a następnie zmienić tylko te liczby, które Cię interesują. Zapis (Zapisz kartę Własne) przełącza cały kalkulator na te parametry i zapisuje je trwale w przeglądarce, do wykorzystania w kolejnych sesjach.

Kalkulator TAX jest narzędziem planistycznym, nie systemem księgowym i nie zastępuje porady specjalisty. Świadomie nie obsługuje kilku sytuacji - znajomość tych ograniczeń pomoże Ci poprawnie odczytać wynik.

Poza tymi punktami kalkulator nie uwzględnia: ulg podatkowych na dzieci, wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulgi dla młodych (PIT-0 do 26 lat), ulgi na powrót czy innych indywidualnych odliczeń - liczy "suchy" wynik na bazie samych progów, stawek i składek opisanych w tym poradniku.

Czy moje dane są gdzieś wysyłane?

Nie. Wszystkie wpisane kwoty są zapisywane wyłącznie lokalnie, w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage), i nigdy nie są przesyłane na żaden serwer. Wystarczy wyczyścić dane przeglądarki albo kliknąć RESET, aby je usunąć.

Dlaczego po wpisaniu danych JDG nie widzę wyników?

Najczęstsza przyczyna - pole FIRMA AKTYWNA OD nie zostało wypełnione (rozdział 5). Drugą możliwą przyczyną jest wybranie Małego ZUS Plus i wpisanie liczby dni równej zero lub ujemnej - kalkulator zatrzymuje wtedy obliczenia i pokazuje czerwone ostrzeżenie.

Która forma opodatkowania jest "najlepsza"?

Nie ma jednej odpowiedzi - to zależy od wysokości przychodu, poziomu kosztów firmowych, rodzaju działalności (a więc dostępnej stawki ryczałtu) i tego, czy korzystasz z ulg dostępnych tylko na skali. Dlatego kalkulator zawsze pokazuje wszystkie trzy formy równolegle - porównaj netto roczne w kartach i Tabelę szczegółów, żeby zobaczyć różnice miesiąc po miesiącu.

Co oznacza DOPŁATA albo ZWROT w rozliczeniu rocznym zdrowotnej?

To różnica między sumą składek faktycznie zapłaconych w roku składkowym a składką wyliczoną od całego rocznego dochodu (lub przychodu przy ryczałcie) - patrz rozdział 10.

Mogę symulować przyszły rok, np. 2027?

Tak - przełącz rok na ✏️ Własne w Ustawieniach, skopiuj wartości startowe z 2026 i zmień te parametry, które się zmienią (np. nową płacę minimalną czy prognozowane przeciętne wynagrodzenie), gdy zostaną ogłoszone.

Jak powiększyć zrzuty ekranu w tym poradniku?

Wystarczy kliknąć na obrazek - otworzy się w pełnym rozmiarze na czarnym tle. Kliknięcie w dowolnym miejscu albo klawisz Esc zamykają podgląd.