Generator XML LSW | Instrukcja obsługi

System KRZ nie przyjmuje zwykłego pisma ani tabelki z Excela. Przyjmuje plik XML zbudowany dokładnie tak, jak opisuje to schemat Ministerstwa Sprawiedliwości: te pola, w tej kolejności, z takimi nazwami. Ręczne napisanie takiego pliku jest praktycznie niewykonalne, a jeden zły znak powoduje odrzucenie całości.

Program robi trzy rzeczy: zbiera od Ciebie dane w normalnych formularzach, pilnuje, żeby nie zabrakło niczego wymaganego, i na końcu zapisuje z tego poprawny plik XML.

Dwa rodzaje dokumentów

To dwa osobne formularze i dwa osobne pliki XML. Program nie przerabia jednego na drugi w trakcie pracy - rodzaj dokumentu wybierasz na starcie i przy nim zostajesz.

Trzy drogi do wypełnionego dokumentu

Drogi da się łączyć. Możesz zacząć od odczytu PDF, a brakujących wierzycieli dopisać ręcznie w tym samym dokumencie.

Po uruchomieniu programu widzisz ekran z czterema kaflami. To są cztery drzwi wejściowe - klikasz w jedne z nich i zaczynasz pracę.

Ekran startowy. Cztery kafle, przełącznik motywu na dole po lewej, pasek stanu na samym dole.

Jasno czy ciemno

Przycisk w lewym dolnym rogu przełącza wygląd całego programu między ciemnym a jasnym. Nazwa na przycisku mówi, na co się przełączysz, a nie w jakim jesteś w tej chwili motywie. Ustawienie zostaje zapamiętane na następne uruchomienie.

Ten sam ekran w motywie jasnym. Wszystkie zrzuty w tej instrukcji pokazują motyw ciemny, ale rozmieszczenie jest identyczne.

Pasek na samym dole

Ten wąski pasek jest widoczny przez cały czas pracy i mówi trzy rzeczy:

• Po lewej - co program w tej chwili robi albo czego od Ciebie oczekuje, na przykład Nowa Lista Wierzytelności. Dodaj wierzycieli.
• Schemat KRZ - data wersji schematu Ministerstwa, według którego program buduje plik XML. Jeśli Ministerstwo wyda nowszy, program potrafi go pobrać - patrz rozdział 10.
• Licencja - na kogo jest wystawiona i do kiedy działa. Kliknięcie w ten fragment otwiera informacje o licencji.

Pięć menu u góry okna. Ten rozdział jest spisem treści samego programu - jeśli szukasz konkretnej funkcji, zacznij tutaj.

Plik - dokumenty i projekty

Menu Plik.

Wierzyciele - dopisywanie i słowniki

Menu Wierzyciele.

• Dodaj wierzyciela (Ctrl+N) - otwiera pusty formularz wierzyciela w otwartym dokumencie.
• Słownik firm i instytucji… oraz Słownik osób fizycznych… - Twoja własna baza podmiotów, z której podstawiasz dane zamiast przepisywać je co raz. Cały rozdział 8.

XML - sprawdzenie i zapis pliku

Menu XML.

• Waliduj XML (F5) - sprawdza, czy dokument spełnia wymagania schematu KRZ.
• Eksportuj plik XML… (Ctrl+E) - zapisuje gotowy plik na dysk.
• Wczytaj schemat XSD (ZIP)… - wskazujesz paczkę schematów pobraną ze strony Ministerstwa.
• Sprawdź aktualizację schematu… - program sam sprawdza, czy jest nowsza wersja.

Reguły - co program zapamiętał z czytania pism

Menu Reguły. Widoczne, gdy licencja obejmuje odczyt dokumentów PDF.

• Podgląd reguł odczytu… - lista wszystkiego, czego program się nauczył przy czytaniu pism.
• Dziennik nauki… - historia: co, kiedy i skąd program zapamiętał.
• Udostępniaj wzorce odczytu do puli zbiorczej - przełącznik. Wyjaśniony w rozdziale 9.

Pomoc - licencja, zgłoszenia, dokumenty

Menu Pomoc. Część pozycji pojawia się tylko przy odpowiedniej licencji.

Menu jest ułożone w grupy oddzielone kreskami: najpierw zgłoszenie problemu, potem sprawy licencyjne, dalej polityka prywatności, dziennik zdarzeń i folder danych, na końcu aktualizacje i informacja o programie. Wszystkie pozycje opisuje rozdział 12.

Lista Wierzytelności to dokument z postępowania upadłościowego. Przy każdej pozycji podajesz, ile wierzyciel zgłosił i ile zostało uznane.

Ekran główny projektu

Pusty projekt Listy Wierzytelności. Po lewej wierzyciele, po prawej podgląd pliku XML.

Ekran dzieli się na dwie części:

• Po lewej - Twoi wierzyciele. Nad tabelą pasek z nazwą projektu, sumą uznaną i liczbą wierzycieli, pole do filtrowania listy w locie oraz przyciski + Dodaj wierzyciela, Edytuj, Usuń i dwie strzałki zmieniające kolejność.
• Po prawej - podgląd pliku XML, który powstanie, oraz przyciski Waliduj XML i Eksportuj plik XML. Dopóki nie ma wierzycieli, stoi tam zdanie Brak wierzycieli - dodaj co najmniej jednego.

Suma uznana w pasku przelicza się sama po każdej zmianie. To jest liczba do porównania z Twoim własnym zestawieniem - jeśli się nie zgadza, czegoś brakuje albo coś zostało policzone dwa razy.

Krok 1 - wierzyciel: firma czy człowiek

Kliknięcie + Dodaj wierzyciela otwiera formularz. Pierwsza decyzja u samej góry: Podmiot (firma, instytucja) albo Osoba fizyczna. Wybór przestawia cały formularz poniżej, bo o firmie i o człowieku podaje się co innego.

Formularz wierzyciela w wariancie dla firmy. Czerwony pasek u góry wylicza, czego jeszcze brakuje.

Czerwony pasek na górze to Twój przewodnik. Wylicza wszystko, czego brakuje do zapisania wierzyciela, a pola, których dotyczy, są obwiedzione czerwoną ramką. Pasek i ramki znikają same, gdy braki uzupełnisz - nie musisz nic odświeżać.

Gwiazdka przy nazwie pola oznacza pole wymagane. Dla firmy są to: Nazwa, KRS albo inny numer i Miejscowość siedziby. NIP, forma prawna, dane kontaktowe i adres korespondencyjny są nieobowiązkowe, ale warto je uzupełnić - trafiają do słownika i przydają się przy kolejnych sprawach.

Siedziba krajowa czy zagraniczna - przy krajowej kraj jest ustawiony na Polskę i nie trzeba go wpisywać.

Gdy podmiot nie ma numeru KRS

Zagraniczna spółka, fundusz albo podmiot z rejestru, którego KRS nie obejmuje - takie przypadki obsługuje przycisk lub Inny numer….

Okno innego numeru identyfikacyjnego.

Podajesz rodzaj numeru (na przykład INN albo NR_PASZPORTU), kraj dwuliterowym kodem (PL, DE, CY), samą wartość numeru - to jedyne pole wymagane - i opcjonalny opis. Po zapisaniu numer pojawia się pod polem KRS w formularzu wierzyciela.

Wierzyciel będący osobą fizyczną

Ten sam formularz po przełączeniu na osobę fizyczną.

Wymagane są Imię, Nazwisko i Miejscowość zamieszkania. PESEL jest nieobowiązkowy, ale to jedyna rzecz, po której program rozpozna tę samą osobę przy następnej sprawie - po samym nazwisku nie rozpozna.

Krok 2 - wierzytelności tego wierzyciela

Prawa strona formularza to lista wierzytelności. Jeden wierzyciel może mieć ich kilka. Dopóki nie dodasz choć jednej, wierzyciela nie da się zapisać - mówi o tym czerwony pasek.

Okno wierzytelności. Po lewej opis samej wierzytelności, po prawej kwoty w rozbiciu na trzy elementy.

Lewa strona - o co chodzi w tej wierzytelności:

• ID wierzytelności - Twoje własne oznaczenie porządkowe, na przykład W001. Pole wymagane, bo po nim rozpoznaje się pozycję w dalszej korespondencji.
• Zgłoszenie - czy pozycja pochodzi ze zgłoszenia wierzyciela, czy została ujęta z urzędu.
• Wobec Skarbu Państwa oraz Egzekucja - odpowiedzi TAK/NIE. Przy egzekucji jest też trzecia możliwość: nie podano, gdy po prostu nie wiadomo.
• Nr rachunku bankowego - 26 cyfr bez spacji, nieobowiązkowo.
• Uwagi wierzyciela, Uwagi syndyka, Uzasadnienie odmowy - pola opisowe. Ostatnie wypełnia się wtedy, gdy kwota uznana jest niższa od zgłoszonej i trzeba powiedzieć dlaczego.

Prawa strona - pieniądze. Wierzytelność składa się z trzech elementów: należności głównej, odsetek i kosztów. Należność główna jest zawsze, dwa pozostałe dokładasz zaznaczeniem pola Zdefiniuj element - wtedy rozwija się dla nich taki sam zestaw pól.

W każdym elemencie podajesz:

• Kwotę zgłoszoną i kwotę uznaną wraz z walutą. Uznana jest polem wymaganym - to ona idzie do sumy w pasku projektu.
• Kategorię zaspokojenia - wybierana z listy.
• Rzeczowa - czy wierzytelność jest zabezpieczona rzeczowo.
• Podstawę sporu, postępowanie sądowe (numer sprawy i sąd), prawo potrącenia i termin zapłaty w formacie RRRR-MM-DD - wszystkie nieobowiązkowe.

Spis Wierzytelności to dokument z postępowania restrukturyzacyjnego. Obsługuje się go tak samo jak Listę - ten sam układ ekranu, te same przyciski - ale pyta o inne rzeczy.

Pusty Spis Wierzytelności. W tabeli doszła kolumna TYP, a suma nazywa się Łącznie zamiast Suma uznana.

Formularz wierzyciela - dwie różnice

Formularz wierzyciela w Spisie.

• Rola wierzyciela - pole, którego w Liście nie ma. Wybierasz z listy, kim ten podmiot jest w postępowaniu (na przykład zwykłym wierzycielem). Ta sama firma bywa w jednej sprawie wierzycielem, a w innej zastawnikiem - dlatego rola nie jest zapamiętywana w słowniku podmiotów, tylko podawana osobno w każdej sprawie.
• Typ adresu korespondencyjnego - obok adresu polskiego i zagranicznego są tu jeszcze skrytka pocztowa i przegródka pocztowa.

Wymagane pola przy firmie są te same co w Liście: nazwa, KRS albo inny numer, miejscowość siedziby. NIP przeniósł się do wspólnej sekcji danych kontaktowych.

Wierzytelność w Spisie - sporność zamiast kwoty uznanej

Okno wierzytelności w Spisie. Po prawej dwie listy: zabezpieczenia i warunki.

Tutaj nie ma podziału na kwotę zgłoszoną i uznaną ani na należność główną, odsetki i koszty. Jest jedna wysokość wierzytelności. Za to dochodzą rzeczy, których Lista nie zna:

• Czy sporna - Bezsporna albo Sporna. Po wybraniu spornej pole Podstawa sporu staje się wymagane. To nie jest przypadek: wierzytelność sporna bez podania podstawy jest wpisem nie do obrony.
• Uzasadnienie - pole wymagane zawsze, maksymalnie 1024 znaki. Program liczy znaki za Ciebie.
• Informacje prawne - sześć pytań z Prawa restrukturyzacyjnego: art. 80 ust. 3 (czy wierzyciel nie może uczestniczyć w postępowaniu), art. 109 ust. 1, art. 116, czy wierzytelność jest objęta układem z mocy prawa, czy może być objęta układem i czy wierzyciel wyraził zgodę. Pierwsze cztery mają odpowiedź TAK albo NIE, dwa ostatnie dodatkowo nie podano.

Zabezpieczenia

Okno zabezpieczenia.

Jedna wierzytelność może mieć kilka zabezpieczeń - dodajesz je po jednym. Wybierasz rodzaj z listy (na przykład hipoteka) i opisujesz przedmiot, czyli na czym to zabezpieczenie stoi. Kwota i dodatkowe informacje są nieobowiązkowe.

Warunki

Okno warunku.

Jedno pole opisowe - warunek, od którego zależy wierzytelność. Opis jest wymagany, bo pusty warunek nic nikomu nie mówi.

Jeśli masz już zestawienie wierzycieli w arkuszu, nie ma powodu przepisywać go ręcznie. Program wczyta plik i zapyta tylko o jedno: która kolumna z Twojego pliku jest którym polem w dokumencie KRZ.

Okno mapowania kolumn

Mapowanie kolumn. Po lewej to, co jest w Twoim pliku, po prawej pole docelowe w dokumencie KRZ.

Nagłówek podaje trzy liczby: nazwę wczytanego pliku, ilu wierzycieli program w nim rozpoznał i ile kolumn dopasował sam. Niżej tabela z trzema kolumnami:

• Kolumna z pliku - nazwa nagłówka z Twojego arkusza.
• Przykładowe wartości - trzy pierwsze wartości z tej kolumny. To jest najważniejsza kolumna w całym oknie: po niej w sekundę widać, czy dopasowanie ma sens. Jeśli przy polu kwota uznana stoją nazwy miast, coś się rozjechało.
• Pole docelowe (XML KRZ) - lista, z której wybierasz właściwe pole. Kolumny, których nie chcesz przenosić, zostawiasz niedopasowane.

Szablony - żeby robić to raz

Jeśli co miesiąc dostajesz arkusz z tego samego źródła, ustawianie kolumn za każdym razem od nowa nie ma sensu.

• Zapisz jako szablon… zapamiętuje całe dopasowanie pod nazwą.
• Przy następnym pliku o takich samych nagłówkach program sam rozpozna szablon i pokaże niebieski pasek w rodzaju Znaleziono pasujący szablon: szablon_excel (100% zgodności kolumn). Wystarczy kliknąć Zastosuj szablon.
• Wczytaj szablon z pliku… pozwala wziąć szablon przygotowany przez inną osobę.

Procent zgodności mówi, ile nagłówków z pliku pokrywa się z tymi, dla których szablon powstał. Przy wyniku niższym niż 100 warto przejrzeć tabelę, zanim zatwierdzisz.

Ostatni krok - Lista czy Spis

Na dole okna są dwa przyciski: Generuj Listę Wierzytelności (LW) i Generuj Spis Wierzytelności (SW). Ten sam arkusz może posłużyć do jednego albo do drugiego - o tym, co powstanie, decydujesz tutaj. Powstaje normalny projekt, który dalej edytujesz jak każdy inny.

To jest najbardziej rozbudowana część programu. Wrzucasz jeden plik PDF z pismami - komorniczymi, nakazami zapłaty, umowami, wezwaniami - a program próbuje wyciągnąć z niego wierzycieli i kwoty.

Program czyta obraz, nie tekst. Skan to zdjęcie kartki i nie ma w nim liter, które da się skopiować. Program renderuje każdą stronę w wysokiej rozdzielczości, usuwa szum, wyrównuje nierówne oświetlenie, prostuje przechył do pięciu stopni i dopiero wtedy rozpoznaje litery. Stąd czas - kilka minut na kilkadziesiąt stron to normalna praca, nie awaria.

Krok 1 - czekanie

Pasek postępu podaje numer strony i procent całości.

Okno mówi wprost, że w tym czasie program jest zajęty i można zająć się czymś innym. Przycisk Przerwij działa naprawdę - odczyt zatrzyma się na bieżącej stronie i nic nie zostanie zapisane.

Krok 2 - raport z odczytu, zakładka Dokumenty

Raport z odczytu. Każdy dokument z pakietu jest widoczny, także taki, z którego program nic nie odczytał.

Nagłówek podaje dwie liczby, które warto porównać: ile stron ma plik i na ilu udało się rozpoznać treść. Jeśli druga jest wyraźnie mniejsza, skan jest słabej jakości albo strony są obrócone.

Niżej, na pomarańczowo, ostrzeżenia. Najważniejsze z nich brzmi w pakiecie rozpoznano kilku różnych dłużników wraz z numerami stron - to sygnał, że do teczki mogły trafić dokumenty innej osoby. Program nie usunie ich za Ciebie, ale powie, gdzie patrzeć.

Tabela dokumentów - co znaczy każda kolumna:

Rola dokumentu - najważniejsze pojęcie w tym oknie

Teczka rzadko składa się z samych pism egzekucyjnych. Częściej jest tak: pismo komornicze na 1 500 zł, a pod nim podpięta umowa pożyczki na 2 500 zł. Umowa nie jest drugą wierzytelnością - jest dowodem w sprawie. Program, który policzyłby obie kwoty, zawyżyłby zgłoszenie o 2 500 zł, a plik XML i tak przeszedłby sprawdzenie poprawności.

Dlatego każdy dokument dostaje rolę, którą zmieniasz przyciskiem Rola…:

Program podpowiada rolę, ale nigdy nie decyduje sam. Podpowiedź nie bierze się z rodzaju pisma - ta sama umowa raz jest dowodem, a raz jedynym źródłem wierzytelności. Bierze się z powiązania z innym dokumentem w tej samej teczce: ten sam wierzyciel obok, ta sama sygnatura, kwota dająca się wyprowadzić z pisma egzekucyjnego. Powiązanie jest podawane słowami, więc widzisz, dlaczego program tak proponuje.

Przyciski pod tabelą

• Rola… - zmiana roli zaznaczonego dokumentu.
• Uzupełnij… - otwiera okno ręcznego uzupełniania, opisane niżej.
• + Bez dokumentu - dopisanie wierzytelności, do której w teczce w ogóle nie ma pisma. Zdarza się to regularnie, dlatego jest to zwykła droga, a nie obejście.
• Usuń - wyrzucenie pozycji z importu.
• Sprawdź kwoty… - okno z kroku 4.

Krok 3 - podgląd strony źródłowej

Po zaznaczeniu wiersza po prawej pojawia się strona, z której program wziął dane.

To jest odpowiedź na pytanie skąd program wziął tę liczbę, bez otwierania PDF-a obok. Nad podglądem są przyciski pomniejszania, powiększania, Dopasuj oraz strzałki przewijające strony. Pod podglądem stoi opis: rodzaj pisma, numer strony i rola dokumentu.

Na dole jest pole Notatka. Możesz w nim zapisać własną uwagę przy konkretnej pozycji - na przykład że dokument dotyczy innej sprawy. Notatka zostaje przy pozycji i przypomina, dlaczego podjąłeś taką decyzję, gdy wrócisz do teczki za tydzień.

Druga zakładka, Wierzyciele, pokazuje te same dane ułożone według wierzycieli, a nie dokumentów. Jest tam przycisk dodania wierzyciela do słownika podmiotów - z potwierdzeniem treści wpisu, bo dane pochodzą z odczytu skanu i trzeba je zobaczyć, zanim zostaną zapamiętane na stałe.

Krok 4 - sprawdzenie kwot

Okno sprawdzania kwot. Po lewej kolejne kwoty, po prawej strona pisma, z której pochodzą.

To najważniejsze okno całego odczytu. Przechodzisz przez kwoty jedna po drugiej i przy każdej mówisz, czym ona jest. Górny pasek z kółkami pokazuje, ile pozycji zostało - wypełnione kółko to pozycja bieżąca.

Przy każdej kwocie widzisz cztery rzeczy:

1. Kwotę i numer strony, z której pochodzi.
2. Fragment pisma dokładnie w tym brzmieniu, w jakim stoi w dokumencie - na przykład Odsetki do 02-01-2026r. 167,09zł.
3. Co program rozpoznał - jedno zdanie w rodzaju Aplikacja rozpoznała: Odsetki.
4. Pole „To jest" - Twoja decyzja. Cztery możliwości: należność główna, odsetki, koszty postępowania oraz Nie ujmuj w projekcie.

Wybranie Nie ujmuj w projekcie podpisuje pozycję zdaniem Ta kwota nie zostanie ujęta w projekcie. To jest właściwe miejsce na kwoty, które w piśmie stoją, ale do dokumentu nie wchodzą - na przykład odsetki jeszcze nienaliczone, wskazane do naliczenia w przyszłości, albo koszty procesu, jeśli Twoja kancelaria ich nie zgłasza.

Na dole okna stoi podsumowanie: Do projektu trafi 1 814,94 zł z odczytanych 1 914,57 zł - 2 kwoty pominięte. Jedna linijka zamiast liczenia w pamięci.

„Czy aplikacja ma to zapamiętać?"

Pod przyciskami jest pole wyboru, które decyduje o nauce programu. Zaznaczone - przy kolejnym piśmie tego samego rodzaju program sam podpowie te same kategorie.

Krok 5 - Lista czy Spis

Ostatnie pytanie: co ma powstać z odczytanych danych.

Okno zbiera to, co program znalazł, i wypisuje ostrzeżenia, których nie warto zignorować - najczęściej brak pól wymaganych przy konkretnym wierzycielu. Dwa zdania pod ostrzeżeniami są tu najważniejsze: program wypełni to, co ma, a brakujące dane oznaczy na czerwono do ręcznego uzupełnienia. Nic nie zostanie zmyślone.

Wybierasz Spis Wierzytelności (SW) albo Lista Wierzytelności (LW) i trafiasz do normalnego formularza z rozdziału 4 lub 5.

Ręczne uzupełnianie tego, czego program nie odczytał

Przycisk Uzupełnij… w raporcie otwiera okno z formularzem po lewej i skanem po prawej. Zamiast przepisywać dane z ekranu, zaznaczasz je myszą na skanie. Okno pracuje w dwóch trybach, przełączanych przyciskami u góry:

• Zaznaczaj kwoty - tryb domyślny. Każde zaznaczenie zakłada nową pozycję kwotową.
• Zaznaczaj dane wierzyciela - zaznaczony tekst trafia do pola formularza, w które kliknąłeś ostatnio. Kliknięcie w pole samo przełącza na ten tryb, więc zwykle nie trzeba o nim myśleć.

Program czyści przeniesiony tekst zależnie od pola: w numerach zostawia same cyfry, w kodzie pocztowym cyfry i myślnik, w adresie poczty usuwa przypadkowe odstępy. Przeniesiony NIP, KRS albo PESEL od razu uruchamia szukanie w słowniku podmiotów - tak samo jak numer wpisany z klawiatury.

Zaznaczaj kwotę razem z jej nazwą, czyli opłata egzekucyjna 200,40 zł, a nie samo 200,40. Sama liczba wystarczy, żeby trafiła do projektu, ale program niczego się z niej nie nauczy - nie ma z czego. Okno mówi to przy każdej pozycji, więc dowiesz się od razu, a nie po dziesięciu zaznaczeniach.

Ten sam bank, ten sam fundusz i ta sama firma windykacyjna wracają w kolejnych sprawach. Słownik podmiotów to Twoja własna baza: raz wpisane dane podstawiasz jednym kliknięciem.

Słowniki są dwa i są rozdzielone celowo. Dane firm są jawne w rejestrach i mają krążyć po kancelarii. Dane osób fizycznych to dane osobowe i rządzą się innymi zasadami.

O tym, do którego słownika trafia wpis, decyduje wyłącznie rodzaj wierzyciela. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą idzie do słownika osób, choć ma NIP - jej dane pozostają danymi osobowymi niezależnie od tego, jaki numer posiada.

Skąd bierze się plik słownika

Słownik firm przed wskazaniem pliku.

Program nigdy nie zakłada słownika sam z siebie. Przy pierwszym użyciu pyta: wskaż istniejący plik albo utwórz nowy. Powód jest praktyczny - słownik założony po cichu wylądowałby w folderze programu na jednym komputerze, nie objęłyby go kopie zapasowe kancelarii, a pozostałe osoby nawet by nie wiedziały, że istnieje.

Przyciski na dole: dodawanie, edycja i usuwanie wpisów, Wczytaj słownik od innej osoby oraz Przygotuj kopię do przekazania. Pole Szukaj u góry przeszukuje nazwy, numery i miejscowości w locie.

Nowy wpis

Nowy wpis podmiotu. Komplet pól, jakie da się podać o wierzycielu w Liście i w Spisie.

Wymagana jest tylko nazwa, ale zdanie na dole okna tłumaczy, dlaczego warto wpisać więcej: NIP i KRS są sprawdzane sumą kontrolną i to po nich program rozpoznaje ten sam podmiot u różnych osób. Bez numeru dwa wpisy o nieco innej nazwie będą dla programu dwiema różnymi firmami.

Pole wyboru To nie jest wierzyciel oznacza podmioty, które w sprawach występują, ale wierzycielami nie są: kancelarie, biura informacji gospodarczej, ubezpieczycieli. Wpis zostaje w słowniku, ale nie miesza się z listą wierzycieli.

Słownik osób fizycznych i ochrona danych

Słownik osób. U góry sekcja Ochrona danych osobowych z blokadą wymiany.

Ten słownik ma domyślnie zablokowaną wymianę: program odmawia wczytania cudzego pliku i odmawia przygotowania kopii do przekazania. Blokadę zdejmuje się świadomie, przyciskiem Odblokuj wymianę, po przeczytaniu ostrzeżenia.

Nowy wpis osoby fizycznej.

Wymagane są imię i nazwisko. Zdanie na dole mówi to samo co przy firmach: PESEL jest sprawdzany sumą kontrolną i to po nim ta sama osoba rozpozna się pewnie, a po samym nazwisku nie.

Gdzie słownik działa

• W formularzu wierzyciela (Lista i Spis) - sekcja Słownik podmiotów z przyciskami Uzupełnij ze słownika i Dodaj do słownika.
• W oknie ręcznego uzupełniania przy odczycie PDF - pasek nad zakładkami mówi, czy podmiot jest już w słowniku.
• W zakładce Wierzyciele raportu z odczytu - dodanie wierzyciela rozpoznanego w teczce, bez wchodzenia w formularz.
• Samo - wpisanie albo wklejenie NIP, KRS lub PESEL uruchamia wyszukiwanie bez klikania czegokolwiek.

Dwie zasady obowiązują wszędzie: słownik nigdy nie nadpisuje pola, w którym już coś stoi, a po każdym uzupełnieniu program mówi jednym zdaniem, co dokładnie wstawił.

Przycisk Dodaj do słownika zapisuje od razu na dysk i robi kopię zapasową - nie ma osobnego przycisku zapisywania słownika, o którym trzeba by pamiętać.

Pobieranie danych z rejestrów państwowych jeszcze nie działa. Przyciski Pobierz przy NIP i KRS pokazują komunikat, że funkcja jest w przygotowaniu. Do tego czasu słownik zapełnia się wyłącznie ręcznie - tym bardziej opłaca się wpisywać dane porządnie za pierwszym razem.

Za każdym razem, gdy w oknie sprawdzania kwot potwierdzasz, czym jest dana kwota, program może to zapamiętać. Zbiór takich zapamiętanych rzeczy nazywa się regułami odczytu. Menu Reguły pozwala je obejrzeć, poprawić i skasować.

Podgląd reguł

Podgląd reguł. Każdy wiersz to jedno zapamiętane brzmienie pozycji z pisma.

Na górze podsumowanie liczbowe i zdanie wyjaśniające znaczniki: [KWOTA], [NAZWA], [DATA] zastępują dane, których program celowo nie zapamiętał. To jedyne miejsce, w którym te znaczniki widzisz.

Wykrzyknik przy liczbie słów nie oznacza usterki. Taka reguła powstała poprawnie i bywa właściwa. Ale gdy odczyt zaczyna przypisywać kwoty nie tam, gdzie trzeba, to jest pierwsze miejsce do obejrzenia.

Co można zrobić z zaznaczoną regułą:

• Wyłącz - reguła przestaje działać, ale zostaje. Odwracalne, więc program nie pyta o potwierdzenie.
• Oznacz jako stałą - na tym komputerze nic jej nie przebije: ani reguła od kolegi, ani ta z puli zbiorczej.
• Usuń - kasuje regułę. Program pyta o potwierdzenie i podaje ścieżkę do kopii zapasowej.
• Usuń wszystkie, które nigdy nie zadziałały - porządki hurtem. Po roku pracy takich reguł bywa połowa.

Zmiany zapisują się od razu, bez przycisku „Zapisz". Nie da się zamknąć okna i zgubić pracy.

Sprawdzarka - „co program zrobi z takim zapisem"

Sprawdzarka reguł. Wklejasz fragment pisma i widzisz, co się stanie.

Wklejasz fragment pisma razem z nazwą pozycji, wybierasz rodzaj pisma i klikasz Sprawdź. Program pokazuje, która reguła zadziała, jak mocno pasuje i jak blisko były pozostałe. Przycisk Wstaw przykład wstawia gotowy tekst, gdy chcesz tylko zobaczyć, jak to działa.

Sprawdzenie niczego nie zmienia - nie liczy się jako zadziałanie reguły i nie zapisuje niczego na dysk. Możesz próbować do skutku.

Najcenniejsza rzecz w tym oknie to ostrzeżenie o remisie: gdy druga reguła jest niemal równie blisko, ale wskazuje inną kategorię, okno mówi o tym wprost. To jest zwykle prawdziwa przyczyna wrażenia, że „program raz robi tak, raz inaczej" - przy odrobinę innym brzmieniu pisma wygrywa druga reguła.

Dziennik nauki

Dziennik nauki - historia zmian w regułach.

Sama lista reguł mówi, jak jest teraz. Dziennik odpowiada na pytanie, skąd się ten stan wziął: kiedy, czego dotyczyło zdarzenie, skąd reguła przyszła i kto to zrobił. Bez tego po dwóch tygodniach nie da się ustalić, czy regułę psującą odczyt ktoś nauczył ręcznie, czy przyjechała z zewnątrz - a od tego zależy, czy wystarczy ją skasować, czy trzeba jeszcze wyłączyć wymianę.

Przycisk Wyczyść historię… kasuje samą historię i nie rusza reguł. To dwie różne rzeczy.

Wymiana reguł i powrót do stanu fabrycznego

Dolny rząd przycisków w podglądzie reguł dotyczy całego zbioru, nie zaznaczonego wiersza:

• Wywieź reguły do pliku… - zapisuje plik do przekazania na inne stanowisko. Trzy rzeczy zostają u Ciebie: oznaczenie reguły jako stałej i jej wyłączenie (to Twoje decyzje, u kolegi nie obowiązują), licznik zadziałań (opisuje pracę wykonaną tutaj) oraz oznaczenie komputera.
• Wczytaj reguły z pliku… - dokłada reguły od innej osoby. Nie nadpisują tego, czego program nauczył się u Ciebie. Po wczytaniu program podaje, ile reguł przyjął, ile czeka na decyzję i ile pominął.
• Skasuj całą naukę… - powrót do stanu sprzed pierwszej nauki, bez przeinstalowania programu. Kopia zapasowa powstaje zawsze przed skasowaniem, a pytanie potwierdzające podaje liczbę reguł i ścieżkę do tej kopii. Dziennik nauki zostaje nietknięty - po skasowaniu reguł to on jako jedyny mówi, co się wcześniej działo.

Gdy reguły są sprzeczne

Zdarza się, że reguła z zewnątrz ma to samo brzmienie co Twoja, ale inną kategorię. Program wtedy nie zmienia niczego. Odkłada pytanie na bok, a w podglądzie reguł pojawia się pasek Do rozstrzygnięcia z przyciskiem otwierającym listę. Do czasu Twojej decyzji obowiązuje kategoria zapamiętana u Ciebie.

Masz dwa wyjścia i oba zostają zapisane w dzienniku:

Pula zbiorcza - wysyłanie wzorców na zewnątrz

Przełącznik Udostępniaj wzorce odczytu do puli zbiorczej w menu Reguły włącza wymianę brzmień pism między użytkownikami programu przez serwer. Kilka kancelarii uczy program i wzajemnie skraca sobie pracę.

Jest wyłączony, dopóki go nie włączysz, a jego wyłączenie nie odbiera żadnej innej funkcji. Nauka na Twoim komputerze i wymiana plikiem między stanowiskami działają zawsze, bez żadnej zgody i bez internetu. Bez modułu diagnostyki w licencji przełącznik jest widoczny, ale nieczynny, i podpowiedź mówi dlaczego.

To jest ostatni krok - wszystko, co robiłeś wcześniej, prowadzi tutaj.

Waliduj XML (F5)

Program buduje plik w pamięci i porównuje go ze schematem Ministerstwa. Wynik jest jeden z trzech:

• Poprawny - dokument spełnia wymagania schematu.
• Lista błędów - każdy z osobna, z opisem, czego dotyczy. Poprawiasz i sprawdzasz ponownie.
• Schemat XSD niedostępny - walidacja niemożliwa - program nie ma czym sprawdzać. Wczytaj schemat, patrz niżej.

Eksportuj plik XML (Ctrl+E)

Wskazujesz miejsce i nazwę, a program zapisuje plik. Rozszerzenie .xml dokłada sam, jeśli go nie wpiszesz. Po zapisaniu pokazuje pełną ścieżkę do pliku - ten komunikat warto przeczytać, zamiast potem szukać pliku po dysku.

Schemat KRZ - skąd program wie, jak ma wyglądać plik

Schemat to paczka plików z Ministerstwa opisująca budowę dokumentu. Data aktualnie używanej wersji stoi w pasku na dole okna.

• Wczytaj schemat XSD (ZIP)… - wskazujesz paczkę pobraną ze strony Ministerstwa. Potrzebne przy pierwszym uruchomieniu i po każdej zmianie przepisów.
• Sprawdź aktualizację schematu… - program sam sprawdza, czy jest nowsza wersja, i proponuje jej pobranie. Robi to też sam przy starcie i powiadamia, gdy coś znajdzie.

Jeśli schematu w ogóle nie ma, program o tym powie i wskaże, gdzie go wczytać - podgląd i wypełnianie działają, ale sprawdzenie poprawności nie.

Wypełnianie spisu na kilkudziesięciu wierzycieli rzadko mieści się w jednym posiedzeniu. Dlatego oprócz gotowego pliku XML program zapisuje projekt - plik z rozszerzeniem .swg, w którym siedzi cała praca w toku.

• Zapisz (Ctrl+S) zapisuje tam, skąd projekt został otwarty. Przy nowym projekcie zachowa się jak „Zapisz jako" i zapyta o miejsce.
• Zapisz jako… (Ctrl+Shift+S) zakłada nowy plik - przydaje się, gdy chcesz zachować wersję sprzed większych zmian.
• Otwórz projekt (.swg)… (Ctrl+O) wraca do zapisanej pracy.
• Powrót do ekranu startowego (Ctrl+Home) zamyka bieżący dokument i wraca do czterech kafli.

Co daje licencja

Licencja decyduje o tym, ile funkcji programu jest dostępnych. Bez odpowiedniego modułu menu Reguły w ogóle się nie pokazuje, a odczyt dokumentów PDF nie działa. Stan licencji - na kogo jest wystawiona i do kiedy - stoi cały czas w pasku na dole okna.

Okno zamówienia licencji. Trzy sposoby rozliczenia, do wyboru.

Zaznaczasz wybrany wariant, ustawiasz liczbę raportów albo użytkowników, a pozycja Razem przelicza się na bieżąco. Niżej wypełniasz dane kontaktowe - NIP i nazwa firmy są podstawiane z bieżącej licencji, jeśli już jakąś masz. Wymagany jest e-mail albo telefon, bo inaczej nie ma jak odesłać klucza.

Pozostałe pozycje licencyjne w menu Pomoc: Umowa licencyjna, Informacje o licencji, Zmień klucz licencyjny… (po zakupie albo przedłużeniu) oraz Licencje innych autorów - warunki bibliotek użytych w programie.

Gdy coś nie działa - zgłoszenie

Zgłoszenie problemu. Do wiadomości dołącza się dziennik zdarzeń.

Wybierasz, czy to Kontakt (coś nie działa), czy Propozycja / pomysł. Opisujesz rzecz w polu treści - minimum dziesięć znaków. E-mail podajesz wtedy, gdy oczekujesz odpowiedzi.

Załącznik to dziennik zdarzeń, czyli zapis przebiegu pracy programu. Bez niego zgłoszenie „program się zawiesił" jest dla autora bezużyteczne. Trzy przyciski przy załączniku:

• Pokaż - otwiera dziennik do przeczytania. Zajrzyj tam, zanim wyślesz - to Ty decydujesz, co wychodzi z Twojego komputera.
• Zmień - podmienia załącznik, na przykład na zrzut ekranu z błędem.
• Usuń - wysyła zgłoszenie bez załącznika.

Do dziennika zdarzeń celowo nie trafiają nazwy i nazwiska wierzycieli.

Pozostałe pozycje menu Pomoc

• Polityka prywatności - co program robi z danymi.
• Otwórz dziennik zdarzeń - ten sam plik, bez wysyłania go komukolwiek.
• Otwórz folder danych programu - otwiera w Eksploratorze miejsce, gdzie program trzyma swoje pliki. Przy zgłoszeniu nikt nie musi dyktować ścieżki przez telefon.
• Sprawdź aktualizacje aplikacji… - czy jest nowsza wersja programu.
• Rozmiar zapisanych odczytów PDF… i Wyczyść zapisane odczyty PDF… - odczytane teczki są zapamiętywane, żeby ponowne otwarcie tego samego pliku nie trwało kolejnych kilku minut. Z czasem zajmują miejsce na dysku; tutaj sprawdzisz ile i zwolnisz je jednym kliknięciem.
• O programie - wersja i informacje o autorze.

Program pracuje na Twoim komputerze. Do internetu sięga tylko w kilku wyraźnie nazwanych momentach: przy sprawdzaniu licencji, przy sprawdzaniu aktualizacji, przy wysłaniu zgłoszenia i - jeśli sam to włączysz - przy wymianie reguł z pulą zbiorczą.

Do folderu danych najprościej trafić przez Pomoc → Otwórz folder danych programu - nie trzeba znać ani zapamiętywać ścieżki.

Nie mogę zapisać wierzyciela, a nie widzę, czego brakuje

Czerwony pasek na górze formularza wylicza wszystkie braki, a pola, których dotyczą, mają czerwoną ramkę. Najczęściej brakuje jednej z trzech rzeczy: nazwy (albo imienia i nazwiska), miejscowości oraz co najmniej jednej wierzytelności - sam wierzyciel bez wierzytelności nie jest kompletną pozycją.

Program nie chce sprawdzić poprawności pliku

Komunikat Schemat XSD niedostępny znaczy, że program nie ma paczki schematów z Ministerstwa. Wczytaj ją przez XML → Wczytaj schemat XSD (ZIP)… albo pozwól programowi pobrać ją przez Sprawdź aktualizację schematu….

Odczyt PDF trwa bardzo długo

To normalne. Program rozpoznaje litery ze zdjęcia każdej kartki, a robi to najdokładniejszym dostępnym sposobem - dokładniejszym, a więc wolniejszym. Kilkadziesiąt stron to kilka minut. W tym czasie okno programu jest zajęte i tak ma być; postęp widać strona po stronie, a odczyt można przerwać.

Program nie rozpoznał wierzyciela albo kwot z pisma

Dokument mimo to jest na liście - z pustymi kolumnami i rolą do uzupełnienia. Kliknij Uzupełnij… i zaznacz dane myszą na skanie. Zaznaczaj kwotę razem z jej nazwą, wtedy przy następnym takim piśmie program poradzi sobie sam.

Suma się nie zgadza z moim zestawieniem

Trzy najczęstsze przyczyny, w tej kolejności: dokument z rolą dowód w sprawie nie wchodzi do sumy (i słusznie - to załącznik, nie druga wierzytelność); kwoty oznaczone jako nie ujmuj w projekcie zostały świadomie pominięte; kwota ogółem ma kreski w kolumnach kategorii, czyli program ma liczbę, ale nie wie, czym ona jest, i czeka na Twoją decyzję w oknie sprawdzania kwot.

Program raz przypisuje kwotę tak, raz inaczej

Prawie zawsze oznacza to dwie reguły o zbliżonym brzmieniu i różnych kategoriach. Otwórz Reguły → Podgląd reguł odczytu, kliknij Sprawdź regułę… i wklej fragment pisma. Jeśli pojawi się ostrzeżenie o remisie, to jest ta przyczyna. Regułę, która przeszkadza, wyłącz albo skasuj.

Czy moje dane są gdzieś wysyłane?

Dokumenty, słowniki i odczyty zostają na Twoim komputerze. Na zewnątrz idzie: sprawdzenie licencji, sprawdzenie aktualizacji, treść zgłoszenia razem z załącznikiem, który sam wybierasz, oraz - wyłącznie po włączeniu przełącznika - wzorce odczytu do puli zbiorczej. W tych ostatnich nie ma nazwisk, kwot, dat ani numerów; są zastąpione znacznikami w rodzaju [KWOTA].

Chcę cofnąć wszystko, czego program się nauczył

Reguły → Podgląd reguł odczytu → Skasuj całą naukę…. Program najpierw robi kopię zapasową i podaje do niej ścieżkę, więc jest droga powrotu. Dziennik nauki zostaje - po skasowaniu reguł to jedyne miejsce mówiące, co się wcześniej działo.

Jak powiększyć zrzuty ekranu w tej instrukcji?

Wystarczy kliknąć obrazek - otworzy się w pełnym rozmiarze. Kliknięcie w dowolnym miejscu albo klawisz Esc zamykają podgląd, a strzałki na klawiaturze przechodzą między obrazkami z galerii.

Wszystkie zrzuty z tej instrukcji w jednym miejscu. Kliknij miniaturę, żeby obejrzeć w powiększeniu; strzałkami przechodzisz do kolejnych.